La gestione dei documenti risponde a esigenze di produttività ma anche di tutela della privacy
È ormai noto che con la pandemia di Covid-19 il mondo del lavoro è stato profondamente trasformato portando una spinta considerevole verso lo smart working, il lavoro in remoto e la riorganizzazione dei spazi. Le aziende si sono mobilitate per aggiornarsi e garantire ai propri dipendenti di poter lavorare con efficienza anche a distanza. Questo percorso spiana la strada alla digitalizzazione presente ormai in tutti i campi, compreso il settore della gestione documentale in cui l’efficienza investe necessariamente tutte le periferiche aziendali, sia nelle postazioni di lavoro in ufficio che in remoto.
Il flusso documentale non risponde soltanto a esigenze di ottimizzazione e di riduzione dei costi ma anche alla tutela della privacy, legata all’ormai famoso GDPR, cioè il Regolamento Europeo sulla tutela dei dati personali varato nel 2018.
Difatti tutti i luoghi di lavoro (ufficio o in remoto) sono obbligati a tutelare i dati personali contenuti nei documenti cartacei e digitali, ma con sistemi di stampa obsoleti può verificarsi qualche criticità.
I sistemi di stampa presentano infatti alcune problematiche a riguardo, come:
- Perdita di documenti
- Registrazione su hard disk, che può rendere accessibili i dati prima e dopo la stampa, scansione o fotocopia.
- Accesso non autorizzato alla periferica di stampa
Bisogna quindi, per comprendere e risolvere queste problematiche analizzare il proprio ambiente di lavoro, così da identificare le proprie necessità e trovare la soluzione idonea al proprio business.
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